Beschriftungsgeräte & Etikettendrucker - vielseitige Helfer zur hochwertigen Kennzeichnung

Beschriftungsgeräte sind aus dem Office-Alltag vieler Unternehmen kaum mehr wegzudenken. Auch in Arztpraxen, Anwaltskanzleien oder Steuerbüros haben diese kleinen, vielseitig einsetzbaren und leicht zu bedienenden Geräte längst Freunde gefunden. Kein Wunder, denn mit einem oft auch in Form von Etikettendrucker oder Labeldrucker daherkommenden Beschriftungsgerät lassen sich nicht nur Aufkleber zur Kennzeichnung von Aktenordnern oder Ablagen erstellen, es können vielmehr auch Labels zur Inventarisierung von technischen Geräten, von Möbeln oder sonstigen Ausstattungsgegenständen gedruckt werden. Und nicht zuletzt ist es mit Beschriftungsgeräten und Labelprintern selbstverständlich möglich, Tür- und Namensschilder anzufertigen - stets sauber lesbar, hochwertig dargestellt und mit nur geringem zeitlichen und finanziellen Aufwand. Aber welche unterschiedlichen Modelle von Beschriftungsgeräten gibt es eigentlich? Worauf sollte beim Kauf geachtet werden? Und welches Zubehör ist für den Betrieb der Geräte nötig? Antworten auf diese und weitere wichtige Fragen rund um das Thema Beschriftungsgeräte haben wir für Sie zusammengetragen.

Welche unterschiedlichen Modelle von Beschriftungsgeräten gibt es?

Zunächst muss grundsätzlich unterschieden werden zwischen Beschriftungsgeräten mit integrierter Eingabefunktion (Tastaturfeld) sowie reinen Etikettendruckern, die über einen PC oder ein Notebook per USB bzw. Bluetooth angesteuert werden. Je nach Verwendungszweck und Bedarf kommen diese Modelle entweder für die Ausgabe auf speziellen Beschriftungsbändern oder für die Bedruckung von Etiketten/Labels zum Einsatz. In letzterem Fall ist der Druck - beispielsweise beim Thermotransferdrucker QL-820NWB von Brother - dann entweder auf gestanzten Etiketten oder auf Etiketten-Endlospapier möglich.
Neben der bauartbezogenen Unterscheidung werden Eingabe-Beschriftungsgeräte weiter unterteilt in Hand- und Tischmodelle, wobei es sowohl hinsichtlich der Größe als auch des Funktionsumfangs stark differierende Typen gibt.
Da die Anforderungen an Beschriftungsgeräte ständig wachsen, wurde in den letzten Jahren der zur Verfügung stehende Zeichensatz bzw. - beim Etikettendruck - das realisierbare Druckbild um neue Möglichkeiten erweitert. Moderne Modelle sind heute sogar in der Lage, einen Barcode oder einen QR-Code auszudrucken.

Ich möchte vor allem Inventar-Etiketten bedrucken. Was muss ich beim Kauf eines passenden Beschriftungsgerätes beachten?

Für die Erstellung von Inventar-Etiketten oder auch für Seriennummer-Labels eignet sich in vielen Fällen am besten ein klassisches Etikettiergerät in Form eines kleinen Druckers. Als gutes Beispiel sei hier der Vollfarb-Etikettendrucker VC-500W von Brother erwähnt. Dieses Gerät druckt Etiketten in Farbe (ohne Tinte) mit 313 dpi Auflösung und in einer Geschwindigkeit von maximal 8 mm pro Sekunde. Die Ansteuerung vom PC oder Notebook erfolgt via USB oder - ganz bequem drahtlos - per WLAN. Mit einem solchen Etikettendrucker können individuelle Layouts auf Etikettenrollen in verschiedenen Breiten (9, 12, 19, 25 und 50 Millimeter) ausgegeben werden. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, die Inventarisierung mit exakt zu Ihrem Firmen-Design passenden bzw. nach unternehmensspezifischen Vorgaben (Farbe, Nummernsystem, Zusatzangaben) gestalteten Mustern durchzuführen.

Was ist beim Kauf eines Beschriftungsgerätes mit Tastatur zu bedenken?

Wer ein Beschriftungsgerät oder einen Etikettendrucker mit Tastatur und Direktdruck kaufen möchte, muss sich zunächst entscheiden, ob es ein Hand- oder ein Tischgerät sein soll. Während Handgeräte im Allgemeinen ein geringeres Gewicht aufweisen und sich bequem an unterschiedlichen Orten betreiben lassen, haben Tischgeräte den Vorteil einer hohen Standsicherheit und somit einer soliden Bedienung auf dem Schreib- oder Arbeitstisch.
In erster Linie hängt die Wahl zwischen Hand- und Tischgerät natürlich vom geplanten Einsatzzweck ab: Wer beispielsweise viel unterwegs ist und Lagerregale oder Schrankfächer beschriften muss, wird im Regelfall mit einem Handgerät besser bedient sein. Tischgeräte wiederum eignen sich hervorragend für die Beschriftung von Aktenordnern oder die regelmäßige Erstellung von Namens- und Türschildern. Doch ganz gleich, zugunsten welcher Variante die Entscheidung letztlich getroffen wird - wichtig ist immer eine bequeme und ergonomische Benutzung. Die ist vor allem bei Modellen mit QWERTZ-Tastatur (anstelle der bei einfacheren Geräten mitunter zu findenden ABC-Tastatur) gegeben.

Tipp: Für einen Einsatz im industriellen Bereich oder im Freien sollte unbedingt ein robustes Gerät mit zugehörigem Transportkoffer erworben werden.

Welches Zubehör ist für den Betrieb eines Beschriftungsgerätes & Labelprinters nötig?

Zunächst werden für den Betrieb eines Beschriftungsgerätes oder Etikettiergerätes natürlich geeignete Beschriftungsbänder bzw. Etiketten benötigt. Während das Etiketten-Sortiment breit gefächert ist, praktisch alle nur denkbaren Varianten umfasst und nicht selten auf viele verschiedene Geräte ausgelegt wurde, werden Beschriftungsbänder oft herstellerbezogen angeboten. Dies bedeutet, dass Sie für ein DYMO-Gerät DYMO-Bänder brauchen und für ein Brother-Gerät Bänder von Brother.
Weiterhin müssen Sie vor dem Kauf prüfen, welche Art von Band Sie haben möchten: Genügt Ihnen ein Standardband oder muss es ein Industrieband sein? Während Sie sich bei Standardbändern zwischen Schrift- und Bandfarbe in verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten sowie der gewünschten Bandbreite entscheiden können, bieten Industriebänder Ihnen den zusätzlichen Vorteil, gegen Wasser, UV-Licht oder bestimmte chemische Stoffe beständig zu sein. Unter Umständen vertragen diese Bänder auch höhere Temperaturen. Qualitätsbänder bieten Ihnen darüber hinaus den Vorteil, ideal auf das jeweilige Beschriftungsgerät abgestimmt zu sein und eine gute Haftung auf allen Untergründen zu gewährleisten.
Um vom PC oder Notebook mit einem Etikettendrucker drucken zu können, ist nicht selten ein geeigneter Print Server wie etwa der LabelWriter von DYMO nötig. Das kleine Gerät wird auf der einen Seite einfach über den USB-Anschluss mit dem Computer verbunden und an der anderen Seite an den Drucker angeschlossen - schon kann der Etiketten- bzw. Labeldruck beginnen.