Faxgeräte: Noch immer unverzichtbar für die meisten Büros

Faxgeräte sind aus dem Büroalltag nach wie vor nicht wegzudenken. Trotz der immer größeren Bedeutung anderer Kommunikationsformen (wie beispielsweise E-Mail- oder Messenger-Diensten) kommt dem Fax weiterhin eine hohe Bedeutung zu. Dies ist vor allem der Tatsache geschuldet, dass rechtverbindliche Schriftstücke bislang entweder in Papierform per klassischem Brief oder eben per Fax ausgetauscht werden müssen. Es ist daher keine Überraschung, dass sowohl in unzähligen Handwerksbetrieben und mittelständischen Unternehmen als auch in Großkonzernen, öffentlichen Behörden, Anwaltskanzleien und Steuerbüros Faxgeräte zu finden sind. Überdies kommt diesem bewährten Office-Gerät auch in Krankenhäusern und Arztpraxen eine hohe Bedeutung zu, denn immer dann, wenn sensible Daten ausgetauscht werden müssen, ist und bleibt das Fax ein sicheres Kommunikationsinstrument. Damit der Kauf eines neuen Faxgerätes in jeder Hinsicht gelingt, sollte auf ein paar wesentliche Dinge geachtet werden. Denn Fax ist nicht gleich Fax! Vielmehr gibt es unterschiedliche Modelle, die mal mehr und mal weniger zu den individuellen Bedürfnissen des Nutzers passen. Ein bisschen Hintergrundwissen über die Vorzüge der einzelnen Typen hilft hier, eine Kaufentscheidung zu treffen, die sich langfristig bewährt und Ärger im späteren Betrieb vermeidet. Wir haben Ihnen ein paar häufige Fragen zum Thema Faxgeräte zusammengetragen und für Sie beantwortet.

Welche Faxgeräte-Arten gibt es?

Grundsätzlich existieren drei verschiedene Arten von Faxgeräten: Thermofaxgeräte, Tintenstrahlfaxgeräte und Laserfaxgeräte. Hinzu kommen noch die sogenannten Multifunktionsgeräte, die neben der reinen Faxfunktion auch Drucken, Scannen und Kopieren können. Während die Thermofaxgeräte (fachlich korrekt: Thermotransferfaxgeräte) heute zumeist nur noch eine untergeordnete Rolle spielen, sind in den meisten Büros entweder Tintenstrahlfaxgeräte oder Laserfaxgeräte anzutreffen. Diese Entwicklung beruht auf der Tatsache, dass die Ausdrucke von Thermofaxgeräten oft keine lange Haltbarkeit aufweisen und nach und nach immer mehr verblassen. Wichtige Schriftstücke mit einem solchen Faxgerät zu empfangen, wäre daher keine gute Idee. Besser geeignet für den Office-Alltag (vor allem in kleineren Büros) sind deshalb Tintenstrahl-Faxgeräte. Diese Fax-Variante ist technisch vergleichbar mit einem herkömmlichen Tintenstrahldrucker. Zur Verfügung stehen Modelle entweder mit Schwarz-Weiß- oder mit Farbdruck. Letzterer hat jedoch kaum Bedeutung, da Faxsendungen immer nur monochrom eintreffen. Faxgeräte, die Farbdruck beherrschen, kommen daher meist aus dem Bereich der Multifunktionsdrucker. Die dritte Variante schließlich sind die Laserfaxgeräte, welche sich zwar in der Art des Druckmediums (Toner statt Tinte), nicht jedoch im Funktionsumfang von den Tintenstrahlfaxgeräten unterscheiden.

Ein Faxgerät wird einfach an den Telefon-Anschluss gesteckt, oder?

In den meisten Fällen wird ein Faxgerät tatsächlich nur an die Telefon-Dose gesteckt und kann dann sofort betrieben werden. An DSL-Anschlüssen erfolgt der Anschluss oftmals an einem Port des Routers, der in der Regel mit „FON“ markiert ist. Hier müssen Sie das Datenkabel des Faxes einstecken und das Faxgerät dann nur noch mit dem Stromnetz verbinden. Der Direktanschluss an den Router ermöglicht es Ihnen sogar, auch am IP-basierten Anschluss (VoIP) Faxe zu senden und zu empfangen. Tipp: Bei einigen Anschlüssen können abweichende Bedingungen vorherrschen. Es empfiehlt sich daher, vor dem Erwerb eines Faxgerätes beim Telefonanbieter nachzufragen, welche Faxgeräte-Typen am betreffenden Anschluss betrieben werden können.

Ist eigentlich in jedem Fall das Laserfax die bessere Wahl?

Ob ein Laserfax die bessere Wahl ist, hängt von einigen Bedingungen ab. Grundsätzlich lässt sich sagen: Je mehr Seiten Sie empfangen, desto ratsamer ist die Anschaffung eines Laserfaxes. Der Grund hierfür liegt in den fast immer niedrigeren Betriebskosten. Mit dem beim Laserfax zum Einsatz kommenden Toner werden Sie nämlich deutlich mehr Seiten ausdrucken können, als mit einem Tintenstrahlfaxgerät. Für Büros mit viel Empfangsaufkommen ist das Laserfax daher oft die bessere Wahl.

Können Multifunktionsgeräte als Fax eine Alternative sein?

Eine sehr gute sogar! Denn vor allem in Büros mit beengten Platzverhältnissen oder dort, wo im Regelfall nur sporadisch mit dem Empfang von Faxen zu rechnen ist, kann die Kombination aus Drucker, Kopierer, Scanner und Fax sehr sinnvoll sein. Als Beispiel sei an dieser Stelle das Canon i-SENSYS FAX-L170 genannt. Bei diesem Gerät handelt es sich um ein schwarz-weiß-druckendes Laser-Multifunktionsfax mit intuitiv bedienbarem und benutzerfreundlichem LCD-Mini-Bildschirm. Die Druckgeschwindigkeit von bis zu 18 Seiten pro Minute, der automatische Dokumenteneinzug (30 Blatt) sowie die 100 Kurzwahl- und 30 Zielwahlspeicher sorgen dafür, dass dieses Gerät in nahezu jedem Büro schnell geschätzt wird.

Gibt es besondere Punkte, an die ich beim Kauf eines Faxgerätes unbedingt denken sollte?

Neben der Frage, ob es ein Tintenstrahlfax, ein Laserfax oder ein Multifunktionsgerät sein soll, ist beim Kauf unbedingt an ein auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnittenes Papier-Fach und vor allem an einen ausreichenden Empfangsspeicher zu denken. Es muss sichergestellt sein, dass auch an Wochenenden oder in Phasen mit mehreren Feiertagen kein Fax verloren geht, sondern jede einzelne eingehende Sendung ordnungsgemäß eingeht. Darüber hinaus gilt (wie bei anderen technischen Geräten auch) am besten auf Markenqualität zu setzen und keine Billigware zu ordern. Mit Faxgeräten von Canon, Brother oder Ricoh machen Sie hier grundsätzlich nichts falsch. Nicht zuletzt empfiehlt es sich dann noch, beim Kauf des Gerätes ruhig auch gleich Ersatz-Toner (beim Laserfax) bzw. Tintenpatronen (beim Tintenstrahler-Fax) zu bestellen. Denn schließlich wäre es sehr ärgerlich, wenn der Empfang von wichtigen Fax-Sendungen aufgrund fehlender Druckmedien scheitert.