Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitswelt rasant – und mit ihr steigen auch die Risiken. Christoph Klaar, Business Development Manager bei OFFICE Partner, warnt vor unkontrollierter Nutzung sogenannter „Shadow AI“. Im Interview erklärt er, worauf Unternehmen jetzt achten müssen.
Künstliche Intelligenz ist die vielleicht disruptivste Technologie seit der Erfindung des Internets, denn nicht nur jede Branche wird durch KI verändert, auch beinahe jede Facette des menschlichen Lebens kann heute oder in Zukunft davon berührt werden. Die Potentiale scheinen schier endlos, die Gefahren ebenso. Ein Risiko, dass vor allem Unternehmen dabei im Blick behalten sollten, ist die sogenannte Schadow AI.
Christoph Klaar beschäftigt sich als Business Development Manager bei der OFFICE Partner GmbH ausführlich mit dem Thema Künstliche Intelligenz. Der New Work Styles hat er dazu ein Interview gegeben.
Die Arbeitswelt befindet sich in einem stetigen Wandel, und „New Work“ steht im Zentrum dieser Transformation. New Work Styles – Das Magazin für neue Arbeitswelten ist der neue Navigator durch diese dynamische Landschaft.
Das Magazin beleuchtet innovative Arbeitskonzepte, die die Grenzen traditioneller Büroarbeit überschreiten und den Weg für mehr Flexibilität, Kreativität und Effizienz ebnen.
Herr Klaar, OFFICE Partner ist ein etablierter Onlinehändler für Office IT. Was genau haben Sie mit Künstlicher Intelligenz zu tun?
KI verändert, wie das Arbeiten von morgen aussieht – und damit auch die Anforderungen an Hardwarelösungen, die wir unseren Kunden anbieten. Wir sind seit über 25 Jahren erfolgreich, weil wir frühzeitig Trends erkennen und umsetzen. Und aktuell bewegt sich alles in Richtung KI. Deshalb war schnell klar: Wenn wir Office-Experten bleiben wollen, müssen wir auch in bestimmten Bereichen KI-Experten werden.
Zu diesen Bereichen zählt auch die sogenannte Shadow AI – was hat es damit auf sich?
Der Begriff orientiert sich an der bekannten „Shadow IT“. Gemeint sind IT-Tools oder Anwendungen, die ohne Wissen oder Freigabe der IT-Abteilung genutzt werden. Bei „Shadow AI“ passiert genau das mit KI-Tools: Mitarbeitende verwenden neue Technologien eigenmächtig, oft zunächst im privaten Kontext, dann auch für berufliche Aufgaben – ohne Rücksprache mit IT oder Datenschutzbeauftragten.
Was macht diese Art der Nutzung eigentlich so gefährlich?
Das größte Risiko ist der Datenschutz. Laut einer Studie von Cyber-haven Labs erfolgt etwa 74 Prozent der ChatGPT-Nutzung am Arbeitsplatz über private Konten – bei Gemini sind es sogar 94 Prozent, bei Bard 96 Prozent. Dabei werden mitunter vertrauliche Daten wie juristische Dokumente, Quellcode oder Mitarbeiterdaten über nicht lizensierte Tools verarbeitet. Das kann gravierende Folgen haben, vor allem wenn diese Daten als Trainingsmaterial in KI-Systeme einfließen.
Also nicht nur ein Sicherheitsproblem?
Genau. Neben der Gefahr der Datenweitergabe droht auch eine Qualitätseinbuße: KI-Tools liefern nicht immer akkurate oder vollständige Ergebnisse. Werden diese ungeprüft weiterverwendet, können daraus Fehlentscheidungen entstehen. Das Problem: Die Tools sind oft so bequem, dass ihr Einsatz attraktiv wirkt – aber ohne Bewusstsein für Risiken, Standards und Qualitätssicherung entsteht eine gefährliche Schieflage.
Was raten Sie Unternehmen konkret?
Zuerst einmal: Bewusstsein schaffen. Mitarbeitende müssen verstehen, wo die Risiken liegen – nur so entsteht ein verantwortungsvoller Umgang. Zweitens braucht es klare Richtlinien, welche Tools wie verwendet werden dürfen. Ein generelles Verbot ist weder realistisch noch wirtschaftlich sinnvoll. Stattdessen sollten genehmigte Tools zur Verfügung gestellt und aktiv geschult werden.
Gibt es auch technische Maßnahmen?
Ja, etwa die Anschaffung neuer PCs mit NPU-Prozessoren (Neural Processing Units), die KI-Aufgaben lokal auf dem Gerät statt über die Cloud ausführen können. Das schützt sensible Daten. Wichtig ist auch die Überwachung des gesamten Software-Stacks im Unternehmen – viele Programme erhalten KI-Updates, ohne dass das sofort sichtbar ist. Hier muss regelmäßig geprüft werden, ob dadurch neue Risiken entstehen.
Wie gut sind Unternehmen in Deutschland aus Ihrer Sicht darauf vorbereitet?
Aktuell besteht definitiv Handlungsbedarf. Die Geschwindigkeit, mit der KI die Arbeitswelt verändert, ist enorm – und in Deutschland reagieren wir tendenziell etwas zu bürokratisch. Aber gerade das kann auch ein Vorteil sein: Wir verfügen über etablierte Prozesse und Strukturen, die sich gut auf neue Herausforderungen übertragen lassen. Ich sehe großes Potenzial, wenn Unternehmen jetzt die Weichen stellen.
Ein Blick in die Zukunft: Wie sieht der Büroalltag in zehn Jahren aus?
Ich denke nicht, dass KI unsere Arbeit übernimmt – aber sie wird sie erleichtern. Wiederkehrende, ungeliebte Aufgaben wie Dokumentenprüfungen oder Datenabgleiche können automatisiert werden. Das schafft Freiräume für sinnvollere Tätigkeiten und erhöht langfristig die Zufriedenheit im Team. Vorausgesetzt, die Nutzung bleibt kontrolliert und qualitätsgesichert – dann kann KI wirklich ein Gewinn sein.