Aus analog wird digital: Scanner bei Office-Partner

In nahezu jedem Büro ist ein Scanner zu finden, denn Papier hat im 21. Jahrhundert noch nicht ausgedient, wird im Zuge der Digitalisierung allerdings immer seltener genutzt. Kein Wunder, schließlich lassen sich digitale Inhalte übersichtlicher verwalten, bearbeiten und versenden. Hinzu kommt, dass durch den Papierverzicht die Umwelt geschont wird. Dennoch verteidigt der Naturstoff seinen Platz in der modernen Arbeitswelt: Der Gedanke an ein Büro ohne Papier gleicht regelrechter Science-Fiction und zahlreiche Dokumente machen in gedruckter Form mehr „her“. Der Vorteil, „etwas in der Hand zu haben“, wird von vielen Menschen geschätzt. Wie lässt sich diese Lücke aus Bestehendem und Kommendem schließen? Mit einem Scanner! Ganz gleich, ob Brief, Formular oder Notizzettel: Mit einem Scanner können Dokumente jeder Art digitalisiert, bearbeitet und versendet werden. Und bei Bedarf ist der Scan mit dem passenden Drucker im Handumdrehen ausgedruckt. Die große Frage lautet nun: Welchen Scanner kaufe ich mir? Nahezu jeder Hersteller, angefangen von Brother über Canon bis hin zu Lexmark, fertigt mittlerweile Scanner. Allerdings unterscheiden sich die Modelle in ihrer Form und in ihrem Preis. Selbiges gilt für die Funktionen! Flachbettscanner etwa weisen weniger Funktionen als Dokumentenscanner auf, sind jedoch günstiger. Sie wissen bereits, welchen Scanner Sie benötigen? Office-Partner bietet Ihnen eine große Vielfalt an Scannern, die Sie zu kleinen Preisen bestellen und flexibel mit Zubehör kombinieren können. Sind Sie sich nicht sicher, welcher Scanner zu Ihnen passt? In unserem Ratgeber erläutern wir, welche Scanner-Arten es gibt und wo deren Vor- sowie Nachteile liegen.

Scanner-Arten in der Übersicht

Scanner ist nicht gleich Scanner! Diese Tatsache macht ein Blick auf die Formen schnell deutlich. Einige Geräte sind sehr voluminös und nehmen mit ihren Einzugsfächern so viel Platz wie leistungsfähige Großformatdrucker ein, wohingegen andere Modelle problemlos in die Handtasche oder den Rucksack passen. Alle Modelle haben jedoch eines gemein: Sie bringen Dokumente auf den (PC-)Bildschirm, wandeln also analoge in digitale Inhalte um. Dies bedeutet, dass Sie Geld für Papier und Tinte sparen und Platz im Aktenschrank gewinnen. Der Umfang der Funktionen der Scanner variiert jedoch von Art zu Art.

1. Dokumentenscanner

Ein Dokumentenscanner kann mehrere Seiten gleichzeitig scannen. Die losen Seiten werden in einen Schnelleinzug gelegt, automatisch abgelichtet und in dem Ausgabefach hinterlegt. Der offensichtliche Vorteil eines Dokumentenscanners ist, dass Einzelblätter zügig und fehlerfrei gescannt werden. Als Nachteile dürfen der große Platzbedarf und das nicht-mögliche Scannen gebundener Seiten erachtet werden.

2. Flachbettscanner

Ein Flachbettscanner fällt wesentlich kompakter aus als ein Dokumentenscanner, da dieser, wie es die Bezeichnung bereits verrät, besonders flach gehalten ist. Die Seiten werden einzeln in einen Schacht beziehungsweise auf die Scanfläche gelegt. Der Vorteil eines Flachbettscanners lautet Flexibilität: Dokumente in jeder Größe (Norm) können gescannt werden. Als Nachteil erweist sich die aufwendige Handhabung, da jedes Blatt separat gescannt und die Rückseite der Scanfläche manuell geöffnet/geschlossen werden muss.

3. Buchscanner

Saubere Scans, frei von Randfehlern und Wölbungen - dies garantiert ein Buchscanner. Ermöglicht wird dies durch eine Scanauflage, die ähnlich wie ein Flachbettscanner oder als Overhead-Projektor-vergleichbarer Einzug gehalten ist. Der Vorteil dieser Gestaltung: Hohe Auflösungsraten! Schriften werden sehr fein und Grafiken präzise gescannt. Zudem müssen Sie die Seiten je nach Modell nicht umblättern. Als ein Nachteil darf der relativ hohe Preis erachtet werden.

4. Mobile Scanner

Ein mobiler Scanner stellt die kompakteste Scanner-Form dar: Ein knapp 40 Zentimeter langer und 5 Zentimeter breiter Riegel, der als Einzug dient und sämtliche Technik des Geräts fasst, stellt kaum Platzansprüche. Der große Vorteil dieser Scanner-Gruppe lautet demnach Mobilität. Ein Nachteil birgt die vergleichsweise langsame Scangeschwindigkeit. Zudem arbeitet ein mobiler Scanner mit Batterien oder einem Akku, was regelmäßiges Aufladen oder Austauschen der Energiezellen bedeutet.

Wie arbeitet ein Scanner?

Trotz der Unterschiede in Form, Größe und Preis erfolg das Scannen bei jedem Scanner nach einem Prinzip. Beispielsweise wird ein Dokument stets durch eine Höchstleistungslampe angeleuchtet. Die Reflexionen werden von dem Scankopf analysiert, codiert und anschließend vom Gerät oder von der Software des Computers in digitale Signaturen umgewandelt. Das Abbild, bestehend aus hellen und dunklen Abschnitten, wird Stück für Stück zusammengesetzt. Diese Umwandlung mag sich einfach anhören, doch in der Praxis durchläuft das Abbild allerlei Stationen, wenn es etwa über Linsen gebündelt, Spiegel reflektiert und Prismen gebrochen wird, ehe die Decodierung einsetzt.

Worauf sollte ich bei einem Scanner achten?

Haben Sie sich für eine Scanner-Art entschieden, gilt es, die zahlreichen Modelle miteinander zu vergleichen. Welche Kriterien als grobe Vergleichsansätze genutzt werden können, verraten wir Ihnen hier:

Scangeschwindigkeit

Parallel zur Druckgeschwindigkeit eines Laserdruckers oder Tintenstrahldruckers kann die Scangeschwindigkeit in S/Min also Seite pro Minute (gilt für: Dokumentenscanner, Buchscanner) oder Sek/S, also Sekunden pro Seite (gilt für: Flachbettscanner, mobile Scanner) angegeben werden. Je schneller ein Scanner scannen kann, desto sinnvoller erweist sich dieser in großen Büros. Ausschlaggebend für die Geschwindigkeit eines Scanners ist die Anzahl der Scansensoren, mit dem das Modell arbeitet. Ein Flachbettscanner etwa verfügt in der Regel über drei Sensoren - jeweils einen für jeden Grundton (Rot, Grün, Blau).

Scanauflösung

Die Scanauflösung, angegeben in DPI (Dots Per Inch), entscheidet über die Schärfe des erzeugten Abbildes. Je höher die DPI Rate ist, desto klarer und leserlicher erscheint das Dokument auf dem Bildschirm. Sollt der Scan ausgedruckt werden, muss der Drucker diese Rate unterstützen. Andernfalls wird der Druck in der nächst niedrigeren Auflösung zu Papier gebracht. Greifen Sie zu einem Multifunktionsgerät, dürfen Sie sich sicher sein, dass sich die Scan- und Druckauflösungen auf gleichem Level befinden. In welcher Qualität gescannt werden sollte, variiert je nach Dokumententyp, Format und Verwendungszweck. Bilder etwa sollten mit mindestens 300 DPI gescannt werden. Möchten Sie diese bearbeiten, wird zu einer Auflösungsrate von 500 bis 600 DPI geraten.

Farbtiefe

Ebenfalls wichtig für Bilder: Mit welcher Farbtiefe erfolgt der Scan? Die Tiefenstufe der Farben verrät, wie viele Informationen der Scanner pro Pixel ausliest. Mit einer 1 Bit starken Farbtiefe gelingen zum Beispiel Schwarz-Weiß-Dokumente - der Scanner unterscheidet lediglich zwischen zwei Farbzuständen. Sollen Bilder digitalisiert werden, muss die Farbtiefe deutlich höher ausfallen: 24 Bit gelten als geeignet, um Fotos zu digitalisieren und gegebenenfalls zu bearbeiten. Andernfalls wirken die Farben unnatürlich und Abstufungen verschwinden, sodass besonders dunkle/helle Stellen verschwimmen.

Papierformat und Einzug

Die Angabe des unterstützten Papierformats ist für Personen, die neben Bildern auch Dokumente im Format DIN A4 oder gar DIN A3 scannen möchten, von Bedeutung. Je größer dieser Wert ist, desto größer ist die Belichtungseinheit und der Scanner kann eine breitere Fläche erfassen. Ist das Gerät mit einem automatischen Vorlageneinzug ausgestattet, häufig auch als ADF (Automatic Document Feeder) bezeichnet, können mehrere Seiten „in einem Rutsch“ gescannt werden. Mit einem großen Einzug lassen sich verständlicherweise mehr Blätter als mit einem kleinen Einzug gleichzeitig bearbeiten.

Spezialfunktionen

Je nach Scanner-Art, Hersteller und Preisklasse können weitere verschiedene Spezialfunktionen beziehungsweise Ausstattungsmerkmale gegeben sein. Hierzu gehören etwa: Duplex-Druck (beidseitiges Einscannen), Z-Scharnier (vereinfachter Scan sperriger Dokumente), Durchlichteinheit (ermöglicht Scannen von Dias und Negativen).

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