Handscanner - flexibel, mobil und zuverlässig

Als mobile Dokumenten-Scanner haben sich Handscanner in einer Reihe von Geschäftsfeldern seit vielen Jahren bewährt. Ob im Lager- oder Archivbereich, in der Logistikbranche oder für Außendienstmitarbeiter von Banken und Versicherungen - die einfache Möglichkeit des Digitalisierens verschiedenster Schriftstücke erfreut sich nach wie vor größter Beliebtheit. Dank der autarken Nutzung ohne Stromanschluss und einer mühelosen Mitnahme auch an entlegene Einsatzorte, überzeugen mobile Dokumentenscanner rundum. Da bei modernen Modellen ein Dokument von der Größe einer Standard-DIN-A4-Seite mit nur einer Scanbewegung erfasst werden kann, arbeiten die Geräte schnell und präzise. Integrierte Software-Lösungen überwachen dabei den Laser-Scanprozess und melden eventuelle Fehler (wie beispielsweise ein zu starkes Verwackeln des Handscanners) automatisch. So kann der Nutzer gegebenenfalls sofort reagieren und einen neuen Scanprozess starten. Gute Handscanner erreichen heute Geschwindigkeit von bis zu 2 Sekunden pro eingelesener Seite. Gespeichert werden die Daten im Gerät auf einer SD- bzw. MicroSD-Karte. Vielfach ist auch eine Übertragung per WLAN, Bluetooth oder NFC an ein Referenzgerät möglich. Im Sortiment von Office Partner finden Sie eine Reihe moderner und alltagstauglicher mobiler Dokumentenscanner. Allesamt überzeugen die Geräte durch eine einfache Bedienbarkeit und überzeugende Scan-Ergebnisse. Damit Sie bei der Entscheidung für ein bestimmtes Modell von Anfang an gut informiert sind, haben wir nachfolgend die aus unserer Sicht wichtigsten Fragen zum Thema Handscanner für Sie zusammengetragen.

Welches sind die häufigsten Anwendungsbereiche für Handscanner?

Im Gegensatz zu einem stationären Scanner liegen die Vorzüge von mobilen Dokumentenscannern in ihrer hohen Flexibilität. Überall dort, wo schnell, einfach und ohne festen Stromanschluss Schriftstücke oder sonstige Dokumente digitalisiert werden sollen, kommen Handscanner zum Einsatz. Dies ist beispielsweise bei Gutachtern der Fall, die sich direkt zu ihren Mandanten begeben und dort bestimmte Unterlagen einscannen müssen. Auch in Situationen eines rechtsverbindlichen Vertragsabschlusses, dessen Vollzug kurzfristig an eine externe Stelle gemeldet werden soll, kann ein Handscanner gute Dienste leisten. Neben den genannten Bereichen nutzen auch einige Studenten Handscanner, beispielsweise zum Einlesen von bestimmten Artikeln in Fachbüchern aus dem Bestand der Universitäts-Bibliothek. Da Handscanner kabellos funktionieren und sehr kompakt gebaut sind, finden sie praktisch in jedem Rucksack bzw. jeder Laptoptasche einen Platz.

Wie schnell sind Handscanner?

Die Geschwindigkeit heutiger Handscanner ist allgemein sehr hoch. Gute Geräte wie zum Beispiel der CANON P-215II Dokumenten-Scanner mit einer überzeugenden Auflösung von 600 dpi x 600 dpi sind in der Lage, bis zu 15 Seiten pro Minute im Simplex-Betrieb bzw. 30 Bilder pro Minute im Duplex-Betrieb zu scannen. Das Gerät gilt damit übrigens als einer der schnellsten tragbaren Scanner auf dem Markt.

Wie funktioniert das Einlesen von Vorlagen eigentlich genau?

Das Einlesen von Vorlagen variiert je nach Modell ein wenig. Bei einem tragbaren Einzelblatt-Scanner beispielsweise werden die einzelnen Seiten nacheinander in den Dokumenteneinzug gelegt. Die meisten Geräte starten den Scan dann automatisch und geben das eingescannte Blatt nach erfolgtem Einlesen unmittelbar wieder aus. Vorlagen aus Kunststoff - wie zum Beispiel Mitglieds- oder Dienstausweise, Kreditkarten usw. - werden nach dem gleichen Prinzip eingelesen. Eine Bewegung der Vorlagen erfolgt hier allerdings nicht. Bei mehrseitigen Dokumenten kommt bei vielen Geräten überdies eine Duplexfunktion zum Einsatz. Oft wird automatisch erkannt, dass es sich um eine doppelseitig bedruckte Vorlage handelt. Selbstverständlich können Sie dann aber jeweils individuell für jeden Scanvorgang entscheiden, ob Sie einen doppelseitigen Scan wünschen oder ob nur eine Seite des Dokumentes eingelesen werden soll.

Ist es möglich, mit einem Handscanner auch größere Vorlagen als DIN A4 zu scannen?

Das Scannen von Lieferscheinen oder Geschäftsbriefen im Format DIN A4 ist mit einem hierfür geeigneten Handscanner genauso einfach möglich wie das Einlesen großflächiger Vorlagen, wie etwa von Plakaten oder Konstruktionszeichnungen in DIN A3. Für einen Scan im Format DIN A3 werden die einzelnen Seiten des Dokuments zunächst gefaltet und im Anschluss nacheinander gescannt. Moderne Scanner (wie zum Beispiel der ScanSnap iX100 von FUJITSU) erkennen dann vollautomatisch ein zusammenhängendes Muster und übernehmen selbständig das Verknüpfen der Seiten.

Wie können die mit einem Handscanner eingelesenen Daten schnell und einfach genutzt werden?

Moderne Handscanner gelten als mobil einsetzbare, kompakte und benutzerfreundliche Geräte, die Sie sowohl im Büro als auch im heimischen Bereich, vor allem aber unterwegs nutzen können. Durch den Anschluss des Scanners an den USB-Port eines Laptops oder per Bluetooth-Verbindung zu Smartphone oder Tablet können die Daten gleichermaßen leicht auf eine Festplatte bzw. in die Cloud geladen werden. Dies gilt natürlich auch dann, wenn Sie den mobilen Dokumentenscanner direkt mit einem stationären Computer koppeln. Da der Scanner die Daten unmittelbar und grundsätzlich ohne Drittanbieter-Software in ein les- und nutzbares Format umwandelt, stehen Ihnen die Scans praktisch sofort zur Verfügung und können gegebenenfalls auch gleich weiterverarbeitet werden, beispielsweise in einem Warenwirtschaftssystem.

Gibt es Optionen, die einen besonders guten Handscanner ausmachen?

Empfehlenswerte Handscanner begnügen sich mit einer einmaligen Einrichtung und erkennen bei allen folgenden Scan-Prozessen automatisch die richtigen Einstellungen. Regelmäßig genutzte WLAN-Netzwerke werden automatisch angewählt und eine Wiederholung der Verbindung erfolgt ohne Zutun des Nutzers. Ein hilfreiches Tool sind auch Funktionen wie beispielsweise ScanSnap Sync von FUJITSU. Hier können gescannte Dokumente direkt in Cloud-Speicher wie die Dropbox oder Microsofts OneDrive übertragen werden. Außerdem ist es sinnvoll, wenn ein Handscanner in der Lage ist, Schräglagen oder „Wackler“ von selbst zu erkennen und zu korrigieren.