Meetings: Digital statt analog
Es ist leicht möglich, in Besprechungen einen Büroraum aufzusuchen und alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein Notebook mitnehmen zu lassen. Das funktioniert, hat aber den Nachteil, dass jeder nur auf das eigene Gerät schauen kann. Mit Beamern und ähnlichen Geräten können Inhalte für alle sichtbar zwar an eine Leinwand geworfen werden, aber auch das bringt wieder Aufwand mit sich. Heute ist es außerdem nicht unüblich, in Meetings Gäste zuzuschalten, die nicht anwesend sind. Remote-Work ist eher die Norm als die Ausnahme - doch wie nehmen diese Personen effektiv am Meeting teil? Man könnte ihnen im Anschluss an das Meeting Videoaufnahmen zukommen lassen, doch wäre dies eine sehr passive Lösung und bringt gewaltige Nachteile mit sich. Im Zeitalter permanent verfügbarer Streaminglösungen ist solche eine Art der "Teilnahme" außerdem nicht mehr zeitgemäß. Besser sind Konferenzlösungen, die für die aktive Zusammenarbeit in Meetings designt wurden. Ein typisches High-End-Beispiel sind Systeme wie Microsofts Surface Hub 3. Das insgesamt 50 Zoll große Display ist im Wesentlichen ein leistungsstarker Computer, der mit Windows 11 IoT Enterprise ausgestattet ist und damit leicht ins Netzwerk im Unternehmen eingebunden werden kann. Einmal eingerichtet, eröffnen sich zahlreiche interessante Möglichkeiten:
1. Der sehr große Touchscreen ist Multi-Touch-fähig und kann auch mit Stiften bedient werden. Stehen Sie zusammen mit anderen Personen vor dem Surface Hub, können Sie am Whiteboard gemeinsam arbeiten und die visuelle Zusammenarbeit insgesamt verbessern. Alle Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert und gespeichert.
2. Da Kameras, Lautsprecher und Mikrofone integriert sind, können auch externe Personen am Meeting teilnehmen. Sie werden einfach zugeschaltet und sind praktisch live dabei, ohne dabei zu sein. Das funktioniert auch in größeren Räumen ohne zusätzliche Hardware. Whiteboard-Inhalte sind auf den Endgeräten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer immer sichtbar.
3. Insgesamt ist das Surface Hub leicht in typische Apps wie Microsoft 365, Teams oder Whiteboard integrierbar. Bearbeiten Sie etwa gemeinsam ein Dokument oder gestalten Sie eine Präsentation, ist die fertige Datei anschließend im Netzwerk abrufbar und kann von allen weiterbearbeitet werden. In der Praxis werden Besprechungsräume durch Systeme wie ein Surface Hub somit deutlich aufgewertet. Der Nachteil: Diese Lösungen sind nicht günstig. Für das Nonplusultra der digitalen Zusammenarbeit wird auch ein entsprechender Preis aufgerufen, den nicht jedes Unternehmen bezahlen kann. Sehen wir uns daher noch einige preiswertere Lösungen an, die Meetings dennoch deutlich aufwerten können.
Kosteneffiziente All-in-One-Konferenzlösungen
Einige ähnliche Systeme mit wesentlich niedrigeren Preisschildern sind etwa das NEC MultiSync WD551 oder das mit Android als Betriebssystem ausgestattete Yealink MeetingBoard 65 Pro. Diese mögen technisch weniger ausgereift sein als Microsofts Lösung, sind allerdings für viele Unternehmen deutlich erschwinglicher. Explizit als digitalen Flipchart präsentiert Samsung den Flip Pro WM85B, der vor allem durch sein Schreiberlebnis glänzt: Das Gerät bietet diverse Stift- und Pinselmodi, erkennt über 2.000 unterschiedliche Druckpunkte und bietet auf Knopfdruck Farbpaletten zur Auswahl an. Dies kann die richtige Lösung sein, wenn Sie in Ihrem Unternehmen vor allem viel Flipchart-ähnliche Arbeit in Meetings vornehmen. Der Vorteil dieser Konferenzsysteme im Allgemeinen ist, dass sie sich als All-in-One-Lösungen verstehen. Das heißt, dass Sie nur dieses eine Produkt kaufen müssen - fertig. Keine weiteren Mikrofone, Kameras, Hubs für Verkabelungen oder ähnliche zusätzliche Hardware sind notwendig. Stören Sie sich an Konferenzräumen, auf deren Schreibtischen ein viel zu umfangreicher Kabelsalat herrscht, sind diese Lösungen daher ein idealer Ausweg aus dem Dilemma.
Verbindung aus vor Ort und Remote
Benötigen Sie keine umfassenden Signage- und Displaylösungen, reichen kleinere Geräte eventuell aus. Vor allem, wenn Ihre Meetings sowohl aus Personen vor Ort als auch Teilnehmerinnen und Teilnehmern von außerhalb bestehen, gibt es zahlreiche interessante Lösungen, um eine Brücke zwischen beiden Lagern zu bauen. Ein Beispiel ist Jabras PanaCast. Diese praktischen Geräte sind mit zahlreichen Mikrofonen und Kameras ausgestattet, aufgestellt werden sie am besten am Ende eines Konferenztisches oder in Wandnähe eines Raumes. Einmal eingerichtet, profitieren Meetings mehrfach:
1. In der Videoleiste sind mehrere 4K-Kameras verbaut, die durch die Software im PanaCast 50 auf ein 180° umfassendes Panoramabild umgewandelt wird. Nehmen andere Personen am Meeting von außerhalb teil, sehen Sie den Raum somit fast so, als säßen sie selbst mit am Tisch.
2. Insgesamt verbaut Jabra acht Mikrofone in diesem kleinen Gerät, wodurch Stimmen sehr klar erfasst und auch räumlich zugeordnet werden können. Die Zeiten eines kleinen Mikrofons mit schlechter Qualität in Raummitte sind damit vorbei und alle Personen - auch die, die sich am anderen Ende des Raums befinden - bleiben klar verständlich.
3. Erkennt die Kamera ein Whiteboard mitsamt Inhalten, werden diese automatisch erfasst und für alle Remote-Teilnehmer im Bild eingeblendet. Diese Inhalte bleiben somit nicht den Personen im Raum vorbehalten, sondern werden tatsächlich mit allen Personen geteilt.
Da das gesamte System nur etwa 65 Zentimeter breit ist und etwas mehr als zwei Kilogramm wiegt, können Sie es problemlos von einem Raum in einen anderen transportieren. Zertifizierungen für beliebte Kollaborationslösungen wie Zoom und Microsoft Teams sind enthalten, um die Kompatibilität müssen Sie sich somit keine Gedanken machen. Sehr ähnliche, etwas günstigere Lösungen gibt es von Konkurrenten wie Logitech, die mit der MeetUp ConferenceCam dabei sind. Für den günstigeren Preis gibt es einige Einschränkungen - etwa "nur" ein 120°-Sichtfeld anstatt 180°. Außerdem ist die Sounderfassung nur auf kleinere Räume optimiert - hier müssen Sie selbst entscheiden, ob dies für die Bedingungen in Ihrem Unternehmen ausreicht.
Schnelle Lösungen für den Audio- und Videobereich
Benötigen Sie keine derart "ausgewachsenen" Lösungen, sind kleinere Produkte eventuell bereits ausreichend:
1. Die Logitech BCC950 ist eine preiswerte Kamera, die alle erfassten Inhalte mit 1080p und 30 fps an Remote-Teilnehmer sendet. Ein Mikrofon ist integriert, das Sichtfeld füllt etwa 80° aus. Gerade in kleinen Räumen mit wenigen anwesenden Personen kann eine solche Lösung bereits vollkommen ausreichend sein, um in guter Qualität am Meeting teilnehmen zu können.
2. Geht es Ihnen rein um den Audiobereich und die Verbesserung der Stimmenerfassung, ist das MeetUp Zusatzmikrofon eventuell die passende Lösung. Damit erweitern Sie bestehende Konferenzsysteme von Logitech durch ein weiteres, empfindliches Mikrofon, das den Aufnahmebereich um mehrere Meter erweitert. Stummschaltungen sind via Knopfdruck sofort möglich.
Andere Lösungen verfolgen Hybridansätze - wie Lenovos ThinkSmart SP One. Dahinter verbirgt sich "nur" eine Konferenzleiste, die Inhalte im Raum per Video an Remote-Teilnehmer streamt und via Mikrofon alles Gesprochene erfasst.
Allerdings wird ein Touchdisplay für die Steuerung der Technologie mitgeliefert. Dessen Oberfläche basiert auf Microsoft Teams, sodass Sie leicht Meetings starten und steuern, Inhalte teilen, Teilnehmerinnen und Teilnehmer in das Meeting einladen und mehr. Sie benötigen somit keine weitere externe Hardware,
sondern erledigen alles zentral vom einem etwa zehn Zoll großen, mitgelieferten Touch-Display - sehr praktisch.
Wie finde ich das passende Konferenzsystem für mich?
Die zahlreichen unterschiedlichen Lösungen erschweren es, die richtige Entscheidung zu treffen. Da jedes Unternehmen Meetings auf eine andere Weise durchführt und andere Prioritäten setzt, gibt es auch keine einfache Blueprint-Lösung, die schlicht für alle Betriebe gelten kann. Stellen Sie sich vor dem Kauf daher unter anderem folgende Fragen:
1. Wie wichtig ist die Videoqualität? Gerade in größeren Räumen und bei häufigen Remote-Teilnahmen lohnen sich Systeme, die 4K-Auflösung anbieten. Dies garantiert, dass auch weiter entfernte Inhalte scharf erfasst und mit Außenstehenden geteilt werden. 1080p als Videoauflösung reicht in kleineren Räumen aus und kann ein Punkt sein, wo Sie Kosten sparen können.
2. Wie wichtig ist die Audioqualität? Erfahrungsgemäß wird in Meetings vor allem geredet: Aktuelle Workstreams werden ausgetauscht, Fortschritte werden protokolliert, Ideen werden geteilt und verfeinert. Bei der Mikrofonqualität empfehlen wir daher, keine Kompromisse einzugehen. Müssen Personen vor Ort regelmäßig wiederholen, was gesagt wurde, weil die Mikrofone einfach nicht gut genug sind, mindert dies die Meetingqualität deutlich.
3. Wie wichtig ist das Filesharing? Dateien sollen meist nicht nur bearbeitet, sondern auch geteilt werden. Integrationen in beliebten Plattformen wie Microsoft Teams können dann wichtig sein. Nutzen Sie Anwendungen dieser Art ohnehin im Unternehmen, um Dateien zu teilen, sollten Sie auf Geräte setzen, die diese Technologie unterstützen. Manche Systeme, wie die Barco ClickShare Bar Pro, bringen speziell zu diesem Zweck sogar eigene Apps mit.
Bedenken Sie, dass auch Mobilität eine Rolle spielen kann. Diese Variante des MultiSync WD551 bringt einen höhenverstellbaren Rollwagen mit. Nutzen Sie mehrere Besprechungsräume, können Sie das recht schwere Grundgerät also leicht von Raum A nach Raum B fahren. Planen Sie die Verwendung nur stationär, benötigen Sie Lösungen dieser Art wahrscheinlich nicht und können bei den Anschaffungskosten etwas Geld sparen.
Haben Sie konkrete Fragen zu der Ausstattung Ihres Besprechungsraum? Dann kontaktieren Sie gerne unser qualifiziertes Vertriebsteam – sie stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite: https://www.office-partner.de/b2b/
