Neues Jahr, neue Büroausstattung: Jetzt aufrüsten und frisch starten!
Neues Jahr, neue Büroausstattung? Eine gute Idee! Denn moderne Technik und ergonomische Möbel können Ihnen im Unternehmen hervorragend dabei helfen, effizient zu werden. Außerdem lassen sich nicht selten Geschäftsabläufe beschleunigen und neben all dem kann die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erhöht werden. Wie viele andere Prozesse kann auch die Neuausstattung eines Büroarbeitsplatzes allerdings sowohl teuer als auch zeitaufwändig sein. Wie gut, dass es eine Reihe kluger Ansätze gibt, die den Ablauf der Neueinrichtung sowohl zeitlich als auch finanziell effizienter gestalten können. Im folgenden Beitrag geben wir Ihnen wertvolle Tipps und Einblicke, die Ihnen helfen sollen, fundierte Entscheidungen bei der Auffrischung Ihres Büroarbeitsplatzes zu treffen.
Erster Schritt: Den aktuellen Bedarf analysieren
Wenn Sie Ihre Bürotechnik aufrüsten und ein effizientes Büro-Upgrade anstreben, erfordert dies im ersten Schritt stets die gründliche Analyse des aktuellen Bedarfs. Auch, wenn eine umfassende Bestandsaufnahme nur selten Spaß bereitet, können Sie auf diese Weise herausfinden, wie es um die derzeit genutzten Geräte, Büromöbel und sonstigen Ausrüstungsgegenstände bestellt ist. Mit guter Vorbereitung wird schnell klar, was noch problemlos läuft und was besser rasch ersetzt werden muss. Damit Sie hier so einfach wie möglich zum Ziel kommen, sollten Sie sich zunächst zwei grundlegende Fragen stellen: Was funktioniert gut? Und was könnte verbessert werden? Typische Anzeichen für eine Auffrischung der Arbeitsplatzausstattung sind immer wieder auftauchende Probleme und Störungen, die durch veraltete Technik hervorgerufen werden. Dies kann zum Beispiel eine zunehmend langsame Rechengeschwindigkeit eines PCs oder die nachlassende Qualität des genutzten WLAN-Netzes infolge im Laufe der Zeit hinzugekommener Geräte sein. Auch immer schlechtere Ergebnisse bei der Erstellung von Schriftstücken durch verschlissene Druckköpfe (Tintenstrahltechnik) bzw. Fixiereinheiten (beim Laserdrucker) sind ein deutliches Indiz, dass es Zeit für einen Austausch ist.
In größeren Unternehmen wichtig: Abstimmung mit allen Beteiligten
Bedenken Sie schließlich auch: Wenn in einem größeren Unternehmen mehrere verschiedene Personen Produkte zur Büroausstattung einkaufen, kann es leicht dazu kommen, dass bestimmte Artikel doppelt vorhanden sind - und das ist definitiv nicht kosteneffizient! Bevor Sie also neue Bürotechnik anschaffen, sollten Sie sich mit allen Beteiligten abstimmen. Veranlassen Sie - wenn nötig - dass eine gründliche Bestandsaufnahme des vorhandenen Materials an den einzelnen Arbeitsplätzen durchgeführt wird, und bündeln Sie dann die Bedarfe.
Prioritäten setzen
Nachdem Sie die Bestandsaufnahme Ihrer Büroausstattung durchgeführt haben, sollten Sie in einem nächsten Schritt diejenigen Produkte auflisten, deren Erneuerung die höchste Priorität hat. An verschiedenen Arbeitsplätzen und in verschiedenen Geschäftszweigen gibt es zwar unterschiedliche Anforderungen an die genutzte Technik, gleichwohl geht es immer darum, dass der tägliche Betrieb reibungslos abläuft. Für die meisten Unternehmen stehen daher vor allem moderne Computer wie zum Beispiel die Lenovo ThinkStation P620 Tower Workstation mit AMD Ryzen Threadripper 5965WX-Prozessor ganz oben auf der Liste der Wichtigkeiten. Ebenso gehören Kommunikationsmittel wie Mobiltelefone und manchmal auch noch Faxgeräte dazu. Und hinsichtlich der Gesundheit Ihrer Mitarbeiter wären gute Bürostühle (wie zum Beispiel der Topstar Sitness 70 in anthrazit oder ein elektromotorisch höhenverstellbarer Schreibtisch (wie der buchefarbene HAMMERBACHER VXDSM82 in toller L-Form) sowie weitere ergonomische Bürogeräte zu nennen.
Ergonomische Bürogeräte und clevere Smart Office Lösungen
Apropos ergonomische Bürogeräte: Um die Produktivität zu steigern, ist Bürotechnik mit der Ausrichtung auf Digitalisierung am Arbeitsplatz nur ein Teilaspekt. Ebenso wichtig ist eine möglichst einfache und intuitive Steuerung der Hard- und Software. Genau an dieser Stelle taucht der Name "Smart Office" auf. Zu einem Smart Office gehören intelligente Wegleitsysteme für Besucher und Kunden genauso wie ein Buchungssystem beim sogenannten Desk-Sharing, also der gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen. Automatisierte Sensorlösungen können die tatsächliche Anwesenheit erfassen und so die Raumverfügbarkeit optimieren. Nahtlose Kommunikation der genutzten Technik ist hierbei das A und O - erreichbar beispielsweise mit einer klug gestalteten Repeaterstrecke (etwa mit dem AVM FRITZ Repeater 3000 AX.
Erfolgreich auch mit knappem Budget
Die Neuausstattung des Büros muss keine gewaltige Investition sein. Steht Ihnen nur ein begrenztes Budget für die Neuausstattung Ihrer Bürotechnik zur Verfügung, können Sie statt fabrikneuer Geräte unter Umständen auch problemlos auf Produkte aus unserem B-Ware Outlet zurückgreifen. Empfehlenswert ist es zudem, vor dem Kauf einen Preisvergleich der einzelnen Anbieter durchzuführen. Beziehen Sie in Ihre Überlegung hier aber nicht nur die reinen Anschaffungskosten ein, sondern auch mögliche Serviceangebote und nicht zuletzt die Möglichkeit, auf einen zuverlässigen Kundendienst zurückgreifen zu können. Wenn Sie sich für Angebote von OFFICE Partner entscheiden, liegen Sie hier auf jeden Fall richtig. Ein weiterer Tipp ist die Prüfung von möglichen Einsparungen an anderer Stelle, zum Beispiel bei nicht mehr genutzten Software-Lizenzverträgen oder Service-Dienstleistungen, die inzwischen entbehrlich geworden sind. Nicht selten gibt es im Unternehmen Bereiche, die die Bürokosten unnötig in die Höhe treiben. Auch Überkapazitäten bei Servern können vielleicht reduziert und somit Kosten eingespart werden.
Bereits bei der Beschaffung an die Umwelt denken
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie - soweit dies möglich ist - immer umweltfreundliche Produkte kaufen. Der Kauf von Erzeugnissen aus wiederverwertbaren Materialien trägt nämlich nicht nur dazu bei, den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern, sondern hilft Ihnen auch, langfristig Geld zu sparen. Der Grund hierfür liegt in der Tatsache, dass klimafreundliche Produkte oftmals auf eine deutlich längere Lebensdauer ausgelegt sind, was auf lange Sicht kosteneffektiv ist. LED-Leuchten wie die Hansa LED Vario Plus Schreibtischlampe 10.5 W in anthrazit sind ein gutes Beispiel dafür, denn sie halten erheblich länger als Modelle mit klassischen Glühlampen. Wenn Sie zeigen, dass Sie Verantwortung für die Umwelt übernehmen, schaffen Sie zudem Vertrauen und ziehen umweltbewusste Kunden an. Sie können zum Beispiel auch recyceltes Büropapier wie das STEINBEIS Recyclingpapier DIN A4 80 g/m² kaufen oder Drucker mit leicht wiederbefüllbaren Tintenpatronen wie den Epson EcoTank ET-16600 A3-Tintentank-Multifunktionsdrucker nutzen.
Und was passiert mit der alten Bürotechnik?
Haben Sie sich für eine Neuausstattung Ihres Büros entschieden, bleibt noch die Frage zu klären, wie Sie Ihre alten Geräte umweltfreundlich entsorgen können. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten - vom Recycling über die Spende bis hin zur Verwendung als Zweitgerät. Grundsätzlich hängt die Entscheidung für eine dieser Varianten vom Alter, dem Zustand und den Spezifikationen der auszusondernden Technik ab. Funktioniert beispielsweise Ihr alter Computer noch ganz gut, könnten Sie ihn als Backup-Laufwerk oder als Medienserver verwenden. So sparen Sie Kosten für die Anschaffung derartiger Komponenten, reduzieren den Elektroschrott und unterstützen eine gesunde Kreislaufwirtschaft. Möglich wäre es weiterhin, Ihre gebrauchten PCs zu spenden. Viele Schulen, Wohlfahrtsverbände und gemeinnützige Organisationen nehmen noch funktionierende Computer gern an und können davon profitieren. Vergewissern Sie sich aber vor der Übergabe unbedingt, dass Sie alle persönlichen Daten auf dem Computer gelöscht haben, um Ihre Privatsphäre bzw. Firmengeheimnisse zu schützen.
Ist die auszusondernde Technik zu alt oder beschädigt und kann nicht wiederverwendet, verkauft oder gespendet werden, gibt es Recyclingprogramme für elektronische Geräte, die Sie in Anspruch nehmen können. Viele Städte bieten diese Dienste an, und einige Hersteller, wie beispielsweise Apple und Dell, haben eigene Programme für das Recycling ihrer Produkte.
Fazit: Mit moderner Büroausstattung gelingt der erfolgreiche Start ins neue Jahr!
Zu Beginn des neuen Jahres den Arbeitsplatz zu modernisieren, kann in vielen Fällen eine lohnende Investition sein. Moderne IT-Hardware, ergonomische Büromöbel und ein kluger Umgang mit ausrangierter Technik helfen dabei, frischen Wind ins Unternehmen zu bringen, die Effizienz zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Eine Bestandsaufnahme des vorhandenen Inventars, die Festlegung von Prioritäten für die wichtigsten Artikel und ein Preisvergleich zwischen verschiedenen Anbietern für nachhaltige Büroausstattung sparen langfristig Zeit und Geld und können maßgeblich zum Erfolg in den kommenden Monaten beitragen.
